Flows als Vorlage speichern
Sobald ein Flow so funktioniert, wie du es möchtest, kannst du ihn als Vorlage speichern – damit andere Companies in deinem Tenant (oder du selbst auf einem anderen Setup) Kopien davon erzeugen können, ohne den Flow neu zu bauen. So gespeicherte Vorlagen sind privat in deinem Tenant: nur deine AutoFlow-Benutzer sehen sie.
Einen Flow als Vorlage speichern
Öffne auf einer beliebigen Flow-Karte Vorlage → Als Vorlage speichern. Ein Wizard öffnet sich.
Schritt 1 – Metadaten
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Name | Wird in der Gallerie-Liste angezeigt. Muss innerhalb deines Tenants eindeutig sein – der Wizard prüft während der Eingabe und lehnt einen Duplikat-Namen ab, bevor du fortfahren kannst. |
| Tagline | Eine einzeilige Beschreibung neben dem Namen. |
| Sprache | Die Sprache, für die die Vorlage geschrieben ist (z. B. de-de, en-us). Damit Benutzer die Liste nach ihrer Sprache filtern können. |
| Version | Eine Versionsnummer wie 1.0.0. Jede neue Version muss höher sein als die vorherige – beim Aktualisieren einer bestehenden Vorlage erhöht der Wizard sie automatisch. |
| Icon-URL | Optional. Ein Link zu einem Bild, das neben dem Namen der Vorlage angezeigt werden soll. |
| Verwendung | Optional. Längere Hinweise für den Benutzer, angezeigt in der Factbox „Vorlagen-Details". Verwendet dasselbe Markdown-Format, das unter Flow aus Vorlage erstellen beschrieben ist. |
| Änderungsprotokoll | Vorbefüllt mit einem Standard-Eintrag (## v1.0.0 – <heute> und Erste Version.); ersetze ihn durch Hinweise, die erklären, was in dieser Version steckt. |
Schritt 2 – App-Voraussetzungen
Der Wizard schlägt AutoFlow Core (und AutoFlow selbst, wenn installiert) als Mindestanforderungen vor. Weitere Apps fügst du über den Lookup-Pfeil auf der Spalte App-ID hinzu – er öffnet einen Picker mit allen aktuell auf dem Tenant installierten Apps, sodass du keine GUIDs kennen musst. Jede Zeile hat einen Inline-Link Entfernen, falls du eine wieder rauswerfen möchtest.
App-Voraussetzungen entscheiden, welche Tenants die resultierende Vorlage verwenden können: bei jedem Tenant, dem eine geforderte App fehlt oder bei dem die Version unter dem Mindestwert liegt, erscheint die Vorlage in der Liste mit einer erklärenden Meldung in der Factbox als deaktiviert.
Fertigstellen
Klick auf Fertigstellen lädt die Vorlage hoch. Die Flow-Karte zeigt jetzt Vorlage → Vorlage aktualisieren statt Als Vorlage speichern – sie merkt sich, welche Vorlage du aus diesem Flow erstellt hast, sodass das nächste Speichern automatisch ein Update derselben Vorlage wird. Die Flow-Karte zeigt außerdem, welche Vorlagen-Version aktuell auf dem Flow liegt; das ist eine praktische Referenz, falls du den Support brauchst.
Ein Flow muss veröffentlicht sein, damit du ihn als Vorlage speichern kannst – die Gallerie nimmt nur die veröffentlichte Version eines Flows entgegen. Bist du noch auf einem Entwurf, bietet der Wizard an, ihn zuerst zu veröffentlichen und dann direkt zum Upload weiterzumachen.
Eine bestehende Vorlage aktualisieren
Ist dein Flow mit einer eigenen Vorlage verknüpft, zeigt Vorlage → Vorlage aktualisieren statt Als Vorlage speichern. Der Wizard:
- Lädt zuerst den aktuellen Stand deiner Vorlage aus der Gallerie (damit ein veralteter lokaler Cache keine Konflikte verschleiert).
- Befüllt die Metadaten mit dem Stand der Gallerie. Die Versionsnummer wird automatisch um eine Patch-Stelle erhöht, das Änderungsprotokoll erhält einen neuen Eintrag oberhalb der bisherigen Historie und der Name ist gesperrt – wenn du wirklich umbenennen willst, nutze Verknüpfung zu Vorlage trennen.
- Warnt dich, wenn die Gallerie inzwischen weiter ist als die Version, auf der dieser Flow basiert. Das passiert, wenn jemand dieselbe Vorlage zwischenzeitlich aus einer anderen Company oder Umgebung aktualisiert hat. Du kannst fortfahren (deine Version wird die neue in der Gallerie) oder abbrechen und zuerst über Aus Vorlage aktualisieren den fremden Stand auf deinen Flow ziehen.
Die Überschrift des neuen Eintrags wird in der Änderungsprotokoll-Factbox als Markdown-Titel gerendert, sodass die Historie wie eine Release-Notes-Seite aussieht – neueste Version oben.
Wissenswertes
- Anmeldedaten reisen nie mit der Vorlage mit. In der Vorlage stehen nur die Namen der Anmeldedaten, die ein Flow benötigt. Wer einen Flow daraus erzeugt, muss seine eigenen Werte eintragen – genauso wie du deine eingetragen hast.
- Jeder Upload ist eine neue Version. Die Gallerie hält nur den jeweils aktuellsten Stand vor; ältere Stände findest du in der Versionshistorie deines lokalen Flows.
- Öffentliche Vorlagen kommen von mse Software und ausgewählten Partnern und werden über einen separaten Prozess hinzugefügt. Als End-User kannst du sie nur nutzen – einen „In öffentliche Gallerie veröffentlichen"-Button für deine eigenen Vorlagen gibt es nicht.