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Beleg freigegeben

Nutze den Trigger Beleg freigegeben, um einen Flow interaktiv auszuführen – in deiner eigenen Session, in dem Moment, in dem ein Benutzer einen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg freigibt. Da der Flow synchron kurz vor der Freigabe läuft, kann er:

  • Die Freigabe verhindern. Schließe den Flow mit einem Fehler-Schritt ab, und die Freigabe wird mit deiner Meldung abgebrochen. Ideal, um zusätzliche Anforderungen zu erzwingen („vor der Freigabe ist eine Kontaktperson erforderlich").
  • Den Beleg vorher anpassen. Schließe den Flow mit einem Schritt Belegfeldwerte setzen ab, und deine Werte werden vor der Freigabe in den Kopf geschrieben.

Dazwischen kannst du jeden anderen AutoFlow-Schritt verwenden (etwas nachschlagen, einen Dienst aufrufen usw.).

Unterstützte Belege (genau eine Tabelle wählen):

  • Verkaufskopf
  • Einkaufskopf

Typische Szenarien:

  • Die Freigabe eines Verkaufsauftrags blockieren, bis eine Projektreferenz gefüllt ist.
  • Auf Einkaufsbestellungen eine externe Belegnummer vor der Freigabe verlangen.
  • Eine verantwortliche Person beim Freigeben auf dem Beleg vorbelegen.

Was passiert, wenn der Flow läuft​

  1. Ein Benutzer gibt einen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg über die Seite frei.
  2. AutoFlow setzt deine Feldfilter. Passt der Beleg nicht, läuft die Freigabe normal weiter.
  3. Der Flow läuft synchron bis zum Ende, bevor der Beleg freigegeben wird:
    • Endet er mit einem Fehler-Schritt (oder löst ein Schritt einen Fehler aus), wird die Freigabe abgebrochen und der Benutzer sieht die Meldung; der Beleg bleibt Offen.
    • Endet er mit einem Schritt Belegfeldwerte setzen, werden diese Werte in den Beleg geschrieben und die Freigabe läuft weiter.
    • Endet er einfach, läuft die Freigabe unverändert weiter.

Nur die manuelle Freigabe (ein Benutzer klickt auf Freigeben) löst diesen Trigger aus – automatische Freigaben anderer Prozesse bleiben unberührt.

Trigger-Ausgabe​

  • Rec — eine Referenz auf den freizugebenden Beleg, sodass SmartFields seine Felder lesen können (z. B. {{<slug>.Rec.Amount}}) und Folgeschritte ihn nutzen können.

Trigger konfigurieren​

Öffne den Flow-Editor, wähle Wenn ein Beleg freigegeben wird (interaktiv) und fülle die Karte aus.

Tabelle​

Wähle Verkaufskopf oder Einkaufskopf.

Nur interaktive Sessions​

Lass dies aktiviert (Standard), damit der Flow nur läuft, wenn eine Person den Beleg im Client freigibt.

Timeout (Sekunden)​

Der Flow läuft, während der Benutzer den Beleg freigibt – halte den Wert also kurz.

Feldfilter​

Optional. Beschränke den Flow auf Belege, die bestimmte Kriterien erfüllen (zum Beispiel Belegart = Auftrag).

Den Beleg ändern: Belegfeldwerte setzen​

Um den Beleg vor der Freigabe anzupassen, schließe den Flow mit dem Schritt Belegfeldwerte setzen ab (in Flows vom Typ Beleg freigegeben verfügbar). Füge je Feld eine Zeile hinzu, trage einen Wert ein (SmartField-Verweise werden unterstützt) und wähle Validieren (wie auf der Seite eingegeben) oder Zuweisen (Rohwert).

Die Freigabe verhindern​

Um die Freigabe zu stoppen, schließe den Flow mit einem Fehler-Schritt ab und gib die Meldung an, die der Benutzer sehen soll. Der Beleg bleibt Offen.

Beleg geändert vs. Beleg freigegeben​

Beide ergänzen sich. Der Trigger Beleg geändert reagiert auf direkte Feldänderungen und kann diese verhindern/ändern. Gesamtdokument-Operationen wie das Freigeben fängst du am besten mit diesem Trigger ab, weil er direkt in die Freigabe eingreift und sie sauber verhindern kann – der Modify-Trigger kann eine Freigabe nicht zuverlässig zurückrollen.