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Berichtsdateiname

Mit dem Auslöser Berichtsdateiname können Sie einen Flow den Dateinamen bestimmen lassen, den Business Central einer erzeugten Berichtsausgabe gibt – z. B. um eine heruntergeladene Rechnung nach Kunde und Belegnummer zu benennen, einem Export das Datum hinzuzufügen oder eine unternehmensweite Namenskonvention einzuhalten. Der Flow läuft synchron, während Business Central den Namen erzeugt, und kann den vorgeschlagenen Namen entweder beibehalten oder ersetzen.

Ein Flow deckt dabei alle relevanten Berichte ab: Sie konfigurieren eine Liste von Berichten (eine Zeile je Bericht), und der Flow wird ausgelöst, sobald einer davon eine Datei erzeugt. Anders als der Auslöser PDF-Druck reagiert dieser Auslöser auf jeden Dateityp, den der Bericht erzeugt – PDF, Word, Excel und weitere. Die Dateiendung steht als Ausgabe zur Verfügung, sodass der Flow selbst entscheiden kann, ob er aktiv wird (etwa nur PDFs umbenennen).

Typische Einsatzfälle:

  • Eine heruntergeladene Verkaufsrechnung Rechnung <Nr.> - <Kunde>.pdf benennen statt mit der generischen Berichtsbezeichnung.
  • Jeder exportierten Berichtsdatei das Buchungsdatum voranstellen, damit sich Dateien leicht sortieren lassen.
  • Eine Namenskonvention über alle Belege durchsetzen, die ein Kunde erhält – Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen – aus einem einzigen Flow.

Was passiert, wenn der Flow läuft​

  1. Eine anwendende Person lädt einen Bericht in Business Central herunter, speichert oder exportiert ihn, und die Plattform erzeugt einen Dateinamen für die Ausgabe.
  2. AutoFlow prüft, ob der Bericht auf den konfigurierten Berichtszeilen des Flows steht; wenn ja, startet es den Flow und übergibt ihm den von Business Central vorgeschlagenen Namen sowie Angaben zum Bericht und zum zugrunde liegenden Datensatz.
  3. Der Flow läuft bis zu einem Berichtsdateinamen festlegen-Schritt. Wird dieser erreicht, wird der dort übergebene Text zum Dateinamen. Endet der Flow ohne diesen Schritt – oder schlägt fehl, oder überschreitet das konfigurierte Zeitlimit – behält Business Central den erzeugten Namen.
  4. Jeder Aufruf wird als reguläre AutoFlow-Ausführung protokolliert.

Konfiguration des Auslösers​

  • Berichte – eine Zeile je Bericht, auf den dieser Flow reagiert. Berichte, die nicht in der Liste stehen, lösen den Flow nie aus.
    • Bericht – geben Sie die Berichtsnummer ein (z. B. 1306), sie wird zu „Nummer - Name“ vervollständigt; oder wählen Sie den Bericht über die Assist-Schaltfläche (…).
    • Quelltabelle (optional je Zeile) – die Tabelle, auf der der Bericht läuft (z. B. 112 für Verkaufsrechnungskopf). Geben Sie die Tabellennummer ein oder wählen Sie sie über die Assist-Schaltfläche. Mit gesetzter Tabelle stellt der Auslöser den Quelldatensatz dieses Berichts als Ausgabe Rec_<Berichtsnr.> bereit (siehe unten), sodass seine Felder im Dateinamen verwendet werden können. Leer lassen, wenn der Bericht keinen einzelnen Quelldatensatz hat – die Zeile löst den Flow trotzdem aus, nur ohne Datensatz-Ausgabe.
  • Zeitlimit (Sek.) – wie lange der Flow laufen darf, bevor Business Central den ursprünglichen Namen behält. Gilt für den gesamten Auslöser, nicht je Zeile. Standard 30 Sek. Dies ist die wahrgenommene Wartezeit beim Erstellen der Datei, halten Sie den Wert daher so kurz wie möglich.
Ein Flow für das ganze Unternehmen

Nur ein veröffentlichter Flow kann diesen Auslöser verwenden. Das Veröffentlichen eines zweiten wird abgelehnt – ergänzen Sie stattdessen weitere Berichtszeilen im bestehenden Flow.

Ausgaben des Auslösers​

Im Flow-Body stehen diese Ausgaben zur Verfügung:

AusgabeBeschreibung
ProposedFileNameDer gerade von Business Central erzeugte Dateiname, inklusive Endung. Ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie den Namen nur anpassen wollen.
ReportIdDie Objekt-ID des Berichts, der die Datei erzeugt hat (z. B. 1306). Verzweigen Sie hierüber, um jeden konfigurierten Bericht anders zu behandeln.
ExtensionDie von Business Central vergebene Dateiendung, z. B. .pdf, .docx, .xlsx. Verzweigen Sie hierüber, wenn Ihr Flow nur bestimmte Dateitypen umbenennen soll.
RecordCountWie viele Datensätze die Berichtsausgabe umfasst: 1 bei einem einzelnen Beleg (die Datensatz-Felder sind dann aussagekräftig), größer als 1 bei einem Sammel-/Stapellauf, 0 wenn der Bericht keinen Quelldatensatz hat. Verzweigen Sie hierüber, um bei Sammelläufen auf den Standardnamen zurückzufallen.
Rec_<Berichtsnr.>Eine je konfigurierter Berichtszeile mit Quelltabelle – z. B. Rec_1306 für Bericht 1306. Der Quelldatensatz dieses Berichts als Referenz: mit {{<trigger-slug>.Rec_1306.Feldname}} lesen Sie seine Felder (Kundenname, Belegnummer, …). Zur Laufzeit trägt nur die Ausgabe des tatsächlich ausgelösten Berichts einen Wert, und nur bei RecordCount = 1. Zeilen ohne Quelltabelle haben keine Datensatz-Ausgabe.
Zeilen ändern oder entfernen

Die Namen der Rec_<Berichtsnr.>-Ausgaben folgen den konfigurierten Berichtsnummern. Wenn Sie eine Zeile (oder ihre Quelltabelle) entfernen, lösen SmartField-Verweise wie {{…Rec_1306.Nr.}} im Flow-Body nicht mehr auf – passen Sie sie zusammen mit der Konfiguration an.

Beispiel-Flow​

Heruntergeladene Standardverkaufsrechnungen nach ihrer Nummer benennen und zugleich Gutschriften abdecken, bei einem Sammeldruck aber den Standardnamen behalten:

  1. Wenn ein Berichtsdateiname erzeugt wird – Berichte: Zeile 1 1306 (Standardverkauf - Rechnung) mit Quelltabelle 112; Zeile 2 1307 (Standardverkauf - Gutschrift) mit Quelltabelle 114.
  2. Verzweigung – ist {{<trigger-slug>.RecordCount}} gleich 1?
    • Nein → Flow ohne Set-Schritt beenden, damit Business Central seinen Standardnamen behält.
  3. Fallunterscheidung über {{<trigger-slug>.ReportId}}:
    • 1306 → Berichtsdateinamen festlegen – Dateiname = Rechnung {{<trigger-slug>.Rec_1306.Nr.}} - {{<trigger-slug>.Rec_1306.Verk. an Name}}.pdf.
    • 1307 → Berichtsdateinamen festlegen – Dateiname = Gutschrift {{<trigger-slug>.Rec_1307.Nr.}}.pdf.

Beim Herunterladen einer einzelnen Rechnung erhält die Datei einen Namen aus Kunde und Belegnummer. Ein Sammellauf vieler Rechnungen behält den Standardnamen. Ist der Flow langsam, schlägt fehl oder endet nicht innerhalb des Zeitlimits, behält die Datei den von Business Central erzeugten Namen – ein Fehler wird der anwendenden Person nicht angezeigt.

Endung nicht vergessen

Der Name, den Sie festlegen, ersetzt den vollständigen Dateinamen einschließlich der Endung. Geben Sie die gewünschte Endung an – die ursprüngliche steht über die Ausgabe Extension zur Verfügung.

Wann der Flow nicht ausgelöst wird​

  • Der Bericht, der die Datei erzeugt hat, steht nicht auf den Berichtszeilen des Flows.
  • Der Flow-Body erzeugt selbst einen Bericht (der Auslöser reagiert nicht erneut, während bereits ein Flow läuft, um Schleifen zu vermeiden).
Mehrere Belege

Wenn ein Bericht in einem Lauf mehrere Belege erzeugt, bildet Business Central für jeden einen Dateinamen, sodass der Flow mehrfach pro Lauf ausgelöst werden kann. Halten Sie den Flow daher schlank.